最近因为工作需要，我第一次独自前往一家公司的办公室，办理入札仕様書（招标规格书）的返还与领取。 虽然整个过程并不复杂，但真正经历之后才发现，很多细节如果没有人提前告诉你，第一次去还是会有些紧张。因此想把这次的经历整理下来，希望能给以后第一次办理类似业务的人提供一些参考。 本文仅记录我此次前往某家公司办理入札仕様書业务的实际经历。不同发标单位、政府机关或企业的办理方式可能有所不同，请以对方规定为准。 出发前 这次的任务有两个： 返还上一份入札仕様書 领取新的入札仕様書 出门前，我准备了： 入札仕様書 名片 当时我认为这样就足够了。 后来才发现，还有一样东西我误以为不用带。 到达公司 这家公司并不是可以直接进入的。 办公区域的大门一直处于关闭状态，需要使用门口的内线电话联系工作人员，由对方确认后开门。 我拿起电话后说道： お世話になっております。 株式会社○○の○○です。 入札仕様書を返却しに来ました。新しい入札仕様書を受け取りに来ました。 工作人员确认后，很快帮我打开了大门。 进入办公室 进入办公室后，我向工作人员简单打了招呼： お世話になっております。 随后便开始办理资料交接。 整个过程没有想象中的复杂，也没有长时间的商务寒暄。 返还入札仕様書 原本我以为，把入札仕様書交给工作人员，返还手续就结束了。 实际上并不是。 工作人员告诉我： 入札仕様書最后一页有一张返却记录表，需要填写完成后，返还手续才算正式完成。 也就是说，仅仅把资料交回去是不够的。 这一点如果第一次办理，很容易忽略。 领取新的入札仕様書 完成返还手续后，工作人员把新的入札仕様書交给了我。 就在这时，又提醒了我另一件事情。 其实， 資格証明書我之前已经提交过一次。 因此，我误以为之后领取新的入札仕様書时，就不需要再携带了。 工作人员告诉我： 資格証明書并不是第一次提交之后就一直有效，而是每次领取新的入札仕様書时，都需要再次出示。 由于这是我第一次没有携带，对方这次没有追究，仍然让我领取了新的入札仕様書。 不过，对方也明确说明： 今后每一次领取新的入札仕様書，都必须携带資格証明書。 这也成为我以后必须记住的一项固定流程。 整个过程其实没有想象中困难 在出发之前，我最担心的是： 门口电话应该怎么说？ 敬语会不会说错？ 会不会因为不会商务敬语而出问题？ 要不要准备很多寒暄？ 真正经历之后才发现，这些担心其实没...
1. Greeting（挨拶）
1.1 To colleagues（先輩、店長などへの挨拶）
Entering the store:
「おはようございます、〇〇〇〇」
「〇〇〇〇」is an optional part that can be said or not said.
「〇〇〇〇」 can be 「〇〇店長さん、〇〇さん、〇〇」and so on.
Leaving the store:
「お先に失礼します、お疲れさまでした」
You must say this before you leave. It will make a terrible impression if you don't say it.
1.2 To Customers（お客様への挨拶）
When customers enter the store. You must say:
「いらっしゃいませ、〇〇〇〇」
「〇〇〇〇」is an optional part that can be said or not said.
「〇〇〇〇」 can be 「おはようございます・こんにちは・こんばんは」, but it is generally not said because if there are too many customers that we have no time to finish these words, so we basically just say the first sentence.
When customers leave the store. You must say:
「ありがとうございました、またお越しくださいませ」
The second half of the sentence is usually unsaid because customers can't hear it then.
2. Cashier（レジの仕事）
1.1 Sentences（お客様への会話）
Before accounting（会計前）
「いらっしゃいませ、（どうぞ）、ポイントカードはお持ちですか」
「袋要りますか？」（△）Implite. But you can use it because you are a foreigner.
「袋はどうしますか」（△）Implite. But you can use it because you are a foreigner.
「袋どうされますか？」（〇）
「袋のご用意は？」（〇）
「レジ袋はご利用ですか？」（〇）right but too long.
Then I think it's really unnecessary to ask 「ポイントカードはお持ちですか」 because the machine will make the same sound. But if you want to make sure, it's OK to ask.
But in fact, you have to look at the customer's behavior. If the customer has already taken out his point card, it would be like a fool to ask again.
When you understand the customer's requirements:
「わかりました」（Ｘ）implite.
「かしこまりました」（〇）
This is an essential thing. You can't have no reply to the customer. And the response must be polite.
[Operating the cash register.]
Please check this link. (Still in writing, please wait)
When you need to get shoppers to press the button（お客様がボタンを押す必要がある場合）
「ボタンを押してください、お願いします」
If the customer presses the button, you must press the confirmation button. Then you can continue the other operations below.
Customers actually know that they need to press the button without your saying.
When taking the money:
「〇〇〇〇円、お預かりいたします」
When change is not needed:
「〇〇〇〇円、ちょうどお預かりいたします」
When giving the change and returning the receipt:
「〇〇〇〇円、お返しします」
「レシート、お返しします」
When the customer leaves:
「ありがとうございました、またお越しくださいませ」
It doesn't matter whether you say the second sentence or not. But if you keep saying too much, your throat will hurt. My three-hour part-time work has already been like this.
3. Things&Services that cannot give points（ポイントが得られないもの）
When customers buy these, don't ask whether they use point cards. Because these things can't give customers points.
1. Cigarettes（タバコ）
Cigarettes are the only kind of commodities that cannot give points.
This is because it is sold in stores, and the stores rely on it for income. But I don't know why they can't give points. Maybe it's because they are too expensive or Japanese laws.
2. Various paper bills（請求書）
- Water cost/bill 水道料金 「請求書」
- Gas cost/bill ガス料金「請求書」
- Electricity (power) cost/bill 電気料金「請求書」
- Utility cost/bill 水道光熱費「請求書」
and so on.
...
These services are convenience stores that help you pay your bills to other companies(Such as 東京水道局、日本ガス株式会社など), so you can't get points.
3. POSA cards「Point of Sales Activation」
- 「Google Play Gift Card」
- 「Apple Gift Card」
- 「Amazon Gift Card」
- 「Rakuten Gift Card」
- 「Netflix Gift Card」
- 「Steam Gift Card」
and so on.
...
They cannot be the store's income, so they cannot be given points.
4. Various Charge
- Vandle Card Charge バンドルカードのチャージ
- FamiPay Charge ファミペイのチャージ
and so on.
...
Also, they cannot be the store's direct income, so they cannot be given points.
4. Last But Not Least
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| お客様への挨拶 |
In fact, there is an お客様へのあいさつ's paper on the wall in Family Mart's Office, but I don't think it is applicable, so I didn't post it on this blog at the very beginning.
Why is it not applicable?
For example,
- 「申し訳ございません」
- 「少々お待ち下さいませ」
- 「お待たせいたしました」
You should have learned these three sentences in a language school or yourself.
Otherwise, how did you get hired by the convenience store?
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